Information about data processing

V2 (022024)

KML Linear Motion Technology GmbH uses the onlyfy application manager service (by XING) to process job applications. This Privacy Policy will inform you about the processing of your data by the onlyfy application manager service and by KML Linear Motion Technology GmbH.

Shared responsibility

With regard to interaction within the company account of KML Linear Motion Technology GmbH, KML Linear Motion Technology GmbH and New Work SE have shared responsibility pursuant to Article 26 GDPR, as they jointly determine the purposes and means of processing pursuant to Article 4 (7) GDPR. The current version of the agreement on shared responsibility pursuant to Article 26 GDPR, which New Work SE concludes with companies that use onlyfy application manager, can be viewed here https://www.xing.com/terms/onlyfy-one to gain information on the key aspects of the agreement.

Data processing by New Work SE

onlyfy application manager is part of the extensive XING service operated by New Work SE, which pursues the aim of improving and simplifying users’ working lives with a variety of applications (onlyfy application manager, as well as the XING social and jobs network, kununu, etc.), and creates a more fulfilling working world of work for individuals while boosting the performance of companies. As part of the extensive XING service, onlyfy application manager is an online platform on which or through which talent and companies meet.

With regard to data processing for which New Work SE is solely responsible or is responsible within the scope of the shared responsibility with KML Linear Motion Technology GmbH, detailed information is available in the XING Privacy Policy at https://privacy.xing.com/en/privacy-policy. You will also find contact details for New Work SE, as well as for the New Work SE data protection officer there.

Job applications with onlyfy application manager

When submitting an application, you enter into a user relationship with New Work SE for the purpose of processing applications. In addition, you will receive support and New Work SE can present you with other opportunities in support of your career. A public profile will not be automatically created for you on the XING social and jobs network. The legal basis for New Work SE processing your data is, in particular, Article 6 (1)(b) GDPR (processing necessary for the performance of a contract).

Pausing your online application

You can pause the creation of your online application at any time and continue at a later point. Cookies are used for this purpose. The data you provide to create the user account, as well as any uploaded documents, are recorded in the company account of KML Linear Motion Technology GmbH in onlyfy application manager. The data remains recorded even if an application is paused and/or not completed. In this case, your application is flagged as incomplete and the data remains visible to KML Linear Motion Technology GmbH only.

Visibility of your data

The data you have provided as part of the online application can be read, edited, or updated in your candidate profile at any time.

Notes on the special functions of onlyfy application manager

Calendar function

If the calendar function is used, your data is processed during and for the purpose of setting appointments within the application process. The legal basis is Article 6 (1)(f) GDPR. The calendar function is provided by an IT service provider (Cronofy Ltd., United Kingdom). The United Kingdom is classified as a secure third country based on the adequacy decision of the European Commission. Further information on data protection at Cronofy is available here: https://www.cronofy.com/gdpr/ and https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/

WhatsApp application

If you use the apply using WhatsApp function, your consent, which can be withdrawn at any time, forms the legal basis for communication (Article 6 (1)(a) GDPR). When applying via WhatsApp, all required applicant information is requested during a WhatsApp chat. The data is then sent directly to onlyfy application manager through a service provider, and is processed further there as part of and for the purpose of the normal application process.

The apply via WhatsApp function is provided by an IT service provider (PitchYou) that can gain access to your data for this purpose. More information is available here: https://www.pitchyou.de/en/pitchyou-gdpr. Candidate data from apply via WhatsApp are transferred to onlyfy application manager via an interface. Immediately after this transfer, candidate data are deleted from the apply via WhatsApp infrastructure in PitchYou. Further processing then takes place exclusively in onlyfy application manager.

Please note that you use your personal WhatsApp account for applications, and therefore we cannot rule out that messages will be transferred, to the USA in particular. WhatsApp data protection information, such as its processing or exercising of data protection rights with regard to WhatsApp is available here: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Subject to your consent, your application will be sent from WhatsApp via the PitchYou infrastructure to onlyfy application manager. You have the right to withdraw your consent to this at any time. Either way, your application data will be deleted from the PitchYou infrastructure once transferred to onlyfy application manager, meaning that PitchYou will not process your data any further.

Applicability of the Swiss Federal Data Protection Act (FADP)

The FADP applies to circumstances which have an impact on Switzerland, even if said circumstances are initiated outside of Switzerland. Correspondingly, this privacy policy applies to information in line with the EU GDPR and the FADP. Here, EU GDPR terminology is used in favour of FADP terminology. However, FADP terminology is used if the FADP applies and the terminology differs from EU GDPR terminology in a given language. The About this site section on XING contains the name and address of our representative in Switzerland.

Datenverarbeitung durch KML GRUPPE und Datenschutzinformation:

KML Linear Motion Technology GmbH; UID: ATU15096704; Daumegasse 1-3; 1100 Wien und

KML Precision Machining GmbH; UID: ATU65674807; Daumegasse 1-3; 1100 Wien in Folge als KML Gruppe bezeichnet

Im Folgenden erhalten Sie Informationen von KML Gruppe hinsichtlich der Datenverarbeitung, für die KML Gruppe allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit der New Work SE zuständig ist.

Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.

Datenschutzkontakt

Bei Fragen zur Datenverarbeitung wenden Sie sich bitte an: dataprotection@kml-technology.com

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Welche Daten werden verarbeitet?

Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet:

• Bewerberstammdaten (Foto, Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft)
• Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
• freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder freiwillig hochladen
• von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein, Staatsbürgerschaft)
• die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden
• weitere Daten/ Datenkategorien, z.B. öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, z.B. ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z.B. Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion erlauben), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten.

Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/ oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Ihre Daten können auch dazu verwendet werden, um Sie an die Fertigstellung

Einwilligung in die Verarbeitung meiner Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Meine Daten, welche der KML-Gruppe im Zuge meiner Bewerbung bekannt wurden, unterliegen dem Datenschutz.

Meine Daten werden im Zuge des Bewerbungsverfahrens verarbeitet - diese Daten werden normalerweise nach Ab-schluss des Bewerbungsverfahrens innerhalb von 6 Monaten gelöscht.

Um Übermittlung von sensiblen Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO wurde ich seitens der KML-Gruppe AUSDRÜCLICH NICHT gebeten.

Diese können sein:

• Informationen zu Gesundheit oder einschränkenden körperlichen Merkmalen
• Informationen zur ethnischen Herkunft
• Informationen zu Familienstand und/oder sexueller Orientierung
• Informationen zur Religionszugehörigkeit.

Einwilligungserklärung in die weitere Verarbeitung meiner Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses für den Fall des Zustandekommens eines Dienstverhältnisses

Im Falle des Zustandekommens eines Dienstverhältnisses werden meine Daten, welche der KML-Gruppe im Zuge der Bewerbung bekannt wurden, einer sogenannten Personal-Akte zugeordnet. Diese Daten bleiben in dieser Personal-Akte über mein gesamtes Dienstverhältnis bestehen.

Daten meines Dienstverhältnisses und damit meiner KML-Personal-Akte, werden nur bis zur jeweils gültigen Gesetzesfrist behalten. Anschließend werden diese Daten verbindlich gelöscht bzw. vernichtet.

Einwilligungserklärung in die weitere Verarbeitung meiner Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses für den Fall eines noch nicht zustande gekommenen Dienstverhältnisses

Für den Fall, dass aufgrund meiner Bewerbung noch kein Dienstverhältnis bei der KML-Gruppe zustande gekommen ist, gebe ich hiermit meine Einwilligung, dass meine Daten, welche der KML-Gruppe im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellt wurden, auch nach Ablauf der gesetzlichen Mindestaufbewahrungspflicht verarbeitet (z.B. Speicherung) werden dürfen.

Mir steht aber jederzeit das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch zu. Mit Unterfertigung dieses Dokuments stimme ich zu, dass meine Bewerberdaten in Evidenz gehalten und bis zum Ende des darauffolgenden Kalenderjahres gespeichert werden dürfen.

Meine Einwilligung erstreckt sich auf sämtliche, im Rahmen des Bewerbungsverfahrens übermittelten personenbezogenen Daten. Diese Daten können sich z.B. ausfolgenden Quellen ergeben:

• Zeugnisse
• Lebenslauf
• Bewerberfragebogen
• Profilbild
  
• Anschreiben
• Referenzen
• Interviewprotokolle (auch bei externen Personalberatern)
• Öffentlich zugängliche Quellen (Sozialen Medien, Webseiten)

Die KML-Gruppe darf die genannten Daten nutzen, um mich zu einem späteren Zeitpunkt zu kontaktieren, um mir geeignete, freie Positionen vorzuschlagen und ein neues Bewerbungsverfahren zu eröffnen oder das bestehende fort-zusetzen.

Datenverarbeitung aufgrund des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

Feedback-Fragebogen

Um unsere Bewerbungsprozesse zu optimieren und uns als Arbeitgeber zu verbessern, bieten wir Ihnen die Möglichkeit an, Ihr persönliches Feedback abzugeben. Hierzu senden wir Ihnen an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse einen Feedback-Fragebogen. Wenn Sie an der Umfrage teilnehmen, werden von onlyfy application manager (siehe Punkt 5 „An wen werden Ihre Daten weitergegeben?“) das Feedback, Positionstitel und Standort der Position sowie Jobkategorie und ggf. Art der Anstellung erfasst, auf die Sie sich beworben haben. Diese Informationen werden anschließend an kununu und eventuell andere verifizierte Bewertungsplattformen übermittelt und dort ohne Nennung Ihres Namens veröffentlicht. Bitte beachten Sie aber, dass möglicherweise andere, z.B. Ihr Arbeitgeber, Sie aufgrund der von Ihnen angegebenen Informationen des veröffentlichten Feedbacks identifizieren können.

An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.

Interne Stellen können Fachbereiche oder Abteilungen oder der Betriebsrat unseres Unternehmens sein.

Als hxternen Dienstleister setzen wir die New Work SE ein. Die New Work SE, Strandkai 1, 20457 Hamburg betreibt onlyfy application manager, die von uns genutzte Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen. Mehr Informationen zu onlyfy application manager haben Sie oben erhalten.

Falls Sie sich über onlyfy application manager bewerben, werden Ihre personenbezogenen Daten direkt in onlyfy application manager erfasst. Auch im Falle einer Post- oder E-Mail-Bewerbung können Ihre Daten von uns in onlyfy application manager überführt werden

Wie lange werden Ihre Daten in unserem onlyfy application manager Unternehmens-Account gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von 6 months nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens für unser Unternehmen gelöscht.

Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihre Einwilligung erteilt haben („Bewerberpool von KML Gruppe), speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für 12 weitere months. Bei konkretem Anlass können wir Ihrer Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.

Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d.h. Ihre Daten und Ihren Account löschen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf von 6 months nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens für unser Unternehmen gelöscht.

Sofern Sie in Ihrem Kandidatenprofil keine weiteren Änderungen vornehmen, beispielsweise eine laufende Bewerbung abschließen, eine neue Bewerbung starten oder die Daten einer bestehenden Bewerbung ändern, werden Ihre Daten innerhalb von 6 months nach Beendigung des letzten aktiven Bewerbungsverfahrens für unser Unternehmen gelöscht.

Sofern Sie Ihr Kandidatenprofil nicht mehr nutzen und keine Einwilligung in die längere Datenspeicherung in unserem Bewerberpool erteilt haben, werden die Daten innerhalb von 6 months nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens für unser Unternehmen gelöscht.

Sie selbst können für Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit ein Löschbegehren stellen. Nach dem das Löschbegehren gestellt wurde, werden Sie über das genau Löschdatum informiert und Ihre Daten werden nach den festgelegten Bedingungen dieser Datenschutzrichtlinie automatisch gelöscht.

Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.

Sie haben weiterhin das Recht, nicht einer auf ausschließlich automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine ausschließlich automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Entscheidungsfindung.

Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 l.it. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich per E-Mail an dataprotection@kml-technology.com wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben bzw. ergreifen werden.

Verarbeitung personenbezogener Daten für betriebliche Zwecke beim Zustande kommen eines Dienstverhältnisses:

• Name und Vorname
• Geburtsdatum
• Wohnadresse / Meldezettel
• Sozialversicherungsnummer
• Bankdaten
• Gehaltsdaten
• Lebenslauf und übermittelte Zeugnisse
  
• Profilbild
• Reisepass
• Für nicht EU Bürger: Aufenthaltstitel  (wie die Rot-Weiß-Rot – Karte, die Rot-Weiß-Rot – Karte Plus, die Blaue Karte EU oder die Niederlassungsbewilligung)

Diese Daten wurden direkt vom/von der Mitarbeiter*in übermittelt und werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:

·        Personalverwaltung und Lohnverrechnung

·        Erfüllung arbeitsrechtlicher, sozialversicherungsrechtlicher und steuerrechtlicher Verpflichtungen

·        Meldungen an Behörden, Sozialversicherungsträger und Finanzämter

·        Verwaltung von Urlaubsansprüchen, Krankenständen und sonstigen arbeitsrechtlichen Vorgängen

 

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie auf Basis des Arbeitsvertrags gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine gesonderte Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

Verarbeitung von Foto, Name und Vorname für interne betriebliche Zwecke beim Zustande kommen eines Dienstverhältnisses:

Zur internen Kommunikation und Organisation kann KML Fotos sowie Vorname und Name von Mitarbeiter*innen verarbeiten.

Mögliche Verwendungszwecke:

Internes Telefonbuch
Organigramme
Ankündigungen neuer Mitarbeiter*innen
Intranet
Mitarbeiter*innenausweise


Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses des Unternehmens gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und erfordert keine gesonderte Einwilligung.


Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.
Meine Einwilligung oder Ablehnung hat keinerlei positive oder negative Konsequenzen bzgl. des Bewerbungsverfahrens, weder jetzt noch in der Zukunft.
Ich kann jede der abgefragten Einwilligungen ohne Angabe von Gründen ablehnen.
Jede einmal erfolgte Einwilligung kann von mir jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen werden. Die Bewerberdaten werden daraufhin unverzüglich, jedoch spätestens nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
Ich nehme allerdings zur Kenntnis, dass der Bewerbungsprozess und das zustande kommen eines Dienstverhältnisses ohne jegliche Einwilligung zur Verarbeitung, nicht gestartet werden kann.